Guide utilisateur BanquetLogic

Vue d’ensemble des fonctionnalités et utilisation de l’application

1. Présentation

BanquetLogic est un planificateur de personnel pour banquets et événements. Vous gérez les employés par bassin de main-d’œuvre (ex. Serveurs, Caissiers, Housemen), vous définissez des événements avec dates, horaires, nombre d’invités et besoins en personnel, puis vous générez et modifiez un planning hebdomadaire. L’application respecte l’ancienneté, les préférences, la disponibilité et le mode d’affectation choisi. Les données sont stockées dans votre navigateur ; exportez ou sauvegardez régulièrement si vous devez conserver une copie.

2. Employés

Gérez le personnel par bassin de main-d’œuvre. Chaque employé appartient à un bassin et a une ancienneté dans ce bassin. Les règles de planification et l’ancienneté s’appliquent au sein de chaque bassin.

Sélecteur de bassin

En haut de l’onglet Employés, utilisez le sélecteur de bassin pour filtrer la liste par bassin ou afficher tous les employés.

Ajouter un employé (manuel)

• Nom — Obligatoire.
• Bassin de main-d’œuvre — Obligatoire. Choisissez le rôle (ex. Serveurs, Caissiers, Housemen). Les bassins sont définis dans Paramètres → Bassins de main-d’œuvre.
• Type — Temps plein (FT) ou temps partiel (PT). Utilisé pour les règles d’affectation et les rapports.
• Ancienneté — Numéro pour l’ordre d’affectation des postes (nombre plus bas = plus d’ancienneté). Peut être rempli automatiquement à l’ajout de plusieurs personnes dans le même bassin.
• Préf. — AM, PM ou Aucune. Préférence de quart utilisée lors de la génération des plannings.
• Optionnel : E-mail (utilisé pour l’envoi des plannings), Téléphone, N° employé, Date d’embauche, Date de naissance, Notes, Max jours/semaine (limite du nombre de jours pouvant être planifiés par semaine).

Cliquez sur Ajouter un employé pour enregistrer. Les nouveaux employés apparaissent dans le tableau.

Importer une liste d’ancienneté

Vous pouvez ajouter ou remplacer des employés en masse via Importer une liste d’ancienneté (section repliable).

• Télécharger un CSV — Fichier avec colonnes : Nom, Type (FT/PT), Ancienneté, Préférence (AM/PM ou vide). Ligne d’en-tête optionnelle.
• Coller du texte — Lignes séparées par des tabulations ou des virgules dans le même format.
• Remplacer — Supprime tous les employés existants et importe la liste (l’ancienneté peut être rééquilibrée).
• Fusionner — Ajoute aux employés existants et rééquilibre l’ancienneté dans chaque bassin.

Utilisez Exemple CSV pour télécharger un modèle et Aide pour le détail du format. Exportez d’abord votre liste actuelle (Export → basique ou complet) comme sauvegarde.

Export et actions groupées

• Export (basique / complet) — Télécharge la liste des employés en CSV (complet inclut les champs optionnels).
• Sélectionnez un ou plusieurs employés avec les cases à cocher. Puis utilisez :
  • Retraite — Marquer les sélectionnés comme retraités (ils restent dans la liste mais ne sont plus planifiés).
  • Changer de bassin — Déplacer les sélectionnés vers un autre bassin.
  • Supprimer — Supprimer définitivement les employés sélectionnés (annulable immédiatement après).
  • Effacer — Tout désélectionner.
• Annuler — Annule la dernière action groupée (ex. retraite ou suppression) si affiché.

Recherche et filtres

Recherche par nom, e-mail, téléphone, bassin ou type. Vous pouvez aussi :

• Afficher les retraités — Inclure les employés retraités dans la liste.
• Compact — Masquer la colonne Téléphone.
• Statut — Filtrer par Tous, Disponible, Malade, Congés, Non payé ou Absent (demande d’absence).

Les colonnes du tableau sont triables par nom, bassin, ancienneté ou type (cliquez sur l’en-tête).

Actions par ligne (employé)

• Congés — Marquer l’employé en congés pour toute la semaine (aucune affectation cette semaine).
• Préf. jours — Définir les jours que l’employé préfère travailler ou être absent. Utilisé à la génération ; préférences uniquement, il peut encore être planifié n’importe quel jour si besoin.
• Absence — Ajouter des plages d’absence : Demande d’absence, Congés, Malade, Non payé ou Jour férié flottant, avec date de début et de fin. Le générateur évite d’affecter des postes pendant ces périodes.
• Malade — Case à cocher pour marquer l’employé comme malade (exclu de l’affectation pour cette période).
• Info — Voir ou modifier les détails (nom, bassin, type, ancienneté, e-mail, téléphone, n° employé, date d’embauche, date de naissance, notes, max jours, etc.).
• Verrouiller la ligne — Quand le planning est déverrouillé, vous pouvez verrouiller la ligne d’un employé pour que ses postes ne soient pas modifiés par Générer ou Régénérer.
• Retraite — Mettre l’employé à la retraite. Il reste dans la liste mais n’est plus planifié.

3. Événements

Les événements sont les postes à pourvoir. Chaque événement a une date, un horaire, un nombre d’invités, un type de service et des besoins par bassin. Les recommandations de personnel sont basées sur les types d’événements et les ratios définis dans Paramètres.

Ajouter un événement

• Date, Heure de début, Heure de fin — Obligatoires. Créneau de l’événement ; influe sur le personnel recommandé.
• Type de service — Obligatoire. Ex. Service à l’assiette, Buffet. Défini dans Paramètres → Types d’événements ; chaque type a un ratio « 1 serveur pour X invités ».
• Statut — Confirmé, Provisoire ou Annulé.
• Nom de l’événement — Libellé optionnel (ex. « Mariage Martin », « Conférence A »).
• Invités — Nombre d’invités. Utilisé avec le type de service pour recommander le nombre de serveurs et autres.
• Besoins par bassin — Quels bassins sont nécessaires et en quel nombre (ex. 1 Caissier, 2 Housemen). Ajoutez ou supprimez des lignes au besoin.
• Bar payant — Si activé, définir l’heure de début et de fin du bar. Le planning affiche une recommandation non contraignante de caissier pour cet événement.
• Personnel requis (legacy) — Surcharge optionnelle du total si vous n’utilisez pas uniquement les besoins par bassin.
• Répéter (à l’ajout) — Répéter l’événement : Hebdomadaire, les jours choisis, jusqu’à une date ou un nombre de fois.
• Modèles — Choisir un modèle enregistré pour remplir le formulaire, ou enregistrer le formulaire actuel comme modèle.

Cliquez sur Ajouter l’événement pour enregistrer. Les événements apparaissent dans le tableau ; vous pouvez Modifier, Dupliquer ou Supprimer. En cas de chevauchement détecté, une bannière de conflit peut s’afficher (vous pouvez la fermer).

Vue et filtres des événements

• Vue Liste / Semaine — Basculer entre la liste et la vue semaine. En vue Semaine, utilisez Préc./Suiv. pour changer de semaine.
• Recherche — Filtrer par nom d’événement ou service.
• Date — Toutes les dates, Cette semaine ou Semaine prochaine.
• Service — Filtrer par type de service.

Export / plus → Exporter les événements en CSV pour télécharger les événements. Vous pouvez sélectionner plusieurs événements et Supprimer la sélection.

4. Planning

L’onglet Planning affiche une grille hebdomadaire. Vous générez les affectations à partir des événements et des employés, puis vous pouvez modifier, verrouiller, exporter ou envoyer par e-mail.

Vue et semaine

• Filtres — Filtrer par Bassin ou par un Employé (pour voir la semaine d’une personne). N’affecte que l’affichage, pas les données.
• Préc. / Suiv. — Changer de semaine.
• Semaine — Sélecteur de date pour aller à une semaine précise.

Actions

• Générer — Construire le planning de la semaine à partir des événements et des employés selon le mode d’affectation, l’ancienneté et la disponibilité. Remplit les cases vides ; ne supprime pas les affectations existantes sauf si vous régénérez. Les postes et lignes verrouillés ne sont pas modifiés.
• Régénérer — Effacer les postes non verrouillés et régénérer toute la semaine. Les postes et lignes verrouillés sont conservés.
• Déverrouiller / Verrouiller le planning — Déverrouillé : vous pouvez cliquer sur les cellules pour affecter ou modifier, et glisser pour déplacer ou échanger. Verrouillé : la grille est en lecture seule.
• Copier vers la semaine suivante — Copier le planning de la semaine en cours vers la semaine suivante.
• Envoyer les plannings par e-mail — Ouvrir votre client e-mail avec un message par employé ayant des postes et une adresse e-mail valide. Vous envoyez chaque e-mail vous-même.
• Règles de génération — Résumé de la façon dont le planning est construit : mode d’affectation, ancienneté, repos entre postes, application des préférences.
• Conflits — Si affiché après génération, liste les pénuries ou problèmes (ex. pas assez de personnel pour un événement).
• Exporter CSV — Télécharger le planning en CSV.
• Appliquer les recommandations — Affecter les Caissiers ou Housemen recommandés pour la semaine par ordre d’ancienneté. Choisir le rôle dans la fenêtre ; vous pouvez annuler immédiatement après.
• Annuler — Annule la dernière action sur le planning quand disponible.

Grille et actions sur les cellules

Cliquez sur une cellule pour affecter un employé à cet événement ou pour saisir une absence (ex. malade, congés ou plage horaire). Vous pouvez glisser pour déplacer un poste vers un autre employé ou pour échanger deux employés. Verrouillez la ligne d’un employé pour que ses affectations ne soient pas modifiées par Générer ou Régénérer. Cliquez sur un poste généré avec une icône d’info pour voir Pourquoi cet employé ? — explication du choix et comparaison avec un autre employé.

Sous la grille, le panneau Coût de main-d’œuvre estimé affiche une estimation par bassin pour la semaine (basée sur les salaires par défaut ; ce n’est pas la paie). Vous pouvez masquer ou afficher ce panneau.

5. Journal d’audit

Le journal d’audit (onglet « Plus ») enregistre les actions : employé ajouté / retraité / modifié, événement ajouté / mis à jour / dupliqué, planning généré, planning envoyé par e-mail, verrouillage / déverrouillage, paramètres modifiés, import de données, et dérogations (ex. affectation à une ancienneté plus basse).

• Filtres — Nom d’employé, Type d’action (toutes, employés, événements, planning/postes, verrouillage, autre), Date de, Date à, et Recherche dans les détails. Cliquez sur Filtrer puis Effacer le filtre pour réinitialiser.
• Compact — Affichage compact des entrées.
• Tri — Plus récent ou Plus ancien en premier.
• Exporter CSV — Télécharger le journal en CSV.

La taille du journal est plafonnée (ex. 500, 1000 ou 2000 entrées) dans Paramètres ; les entrées les plus anciennes sont supprimées.

6. Paramètres

Planification

Noms d’employés en double — À l’ajout ou à la modification, si un autre employé a déjà le même nom : Avertir (demander de continuer) ou Bloquer (interdire).

Mode d’affectation des postes

Contrôle la façon dont les postes sont affectés lorsque vous cliquez sur Générer :

• Ancienneté stricte — Les plus anciens sont toujours choisis en premier. Les préférences ne sont respectées que si elles ne contredisent pas l’ancienneté.
• Ancienneté + couverture équilibrée — L’ancienneté est prioritaire mais les postes sont répartis entre FT/PT pour éviter qu’un groupe ait tout.
• Répartition équitable — Les postes sont répartis le plus également possible ; l’ancienneté ne sert qu’à départager à égalité d’heures.

Les changements s’appliquent uniquement aux prochaines générations ; les postes existants ne sont pas modifiés.

Ratios de personnel (recommandations uniquement)

Ils ne font que suggérer des effectifs ; ils n’imposent pas d’affectations.

• Serveurs — Utilise le ratio « 1 serveur pour X invités » de chaque type d’événement (Types d’événements ci-dessous).
• Caissiers — 1 caissier pour X invités (ex. 150).
• Housemen — Soit « 1 houseman pour X invités », soit « Fixe : N par événement ».

Règles du planning

Affectent la génération et la détection des conflits :

• Repos minimum entre postes — 6, 8 ou 10 heures. Le générateur assure au moins ce repos entre les postes d’un employé.
• Seuil d’heures supplémentaires — Heures par semaine au-delà desquelles les heures sont considérées comme supplémentaires (ex. 40).
• Heures normales max par jour — Heures par jour avant HS (ex. 8).

Affichage et comportement

• La semaine commence le — Lundi ou Dimanche.
• Thème — Clair, Sombre ou Système.
• Format de date — JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA.
• Onglet par défaut au chargement — Quel onglet s’ouvre au chargement.
• Plafond du journal d’audit (entrées) — 500, 1 000 ou 2 000. Les entrées les plus anciennes sont supprimées au-delà.
• Confirmer les actions destructrices — Si activé, les actions comme supprimer ou tout effacer demandent une confirmation.

Bassins de main-d’œuvre

Créez et modifiez les bassins (ex. Serveurs, Caissiers, Housemen). Pour chaque bassin : nom, salaire horaire par défaut (pour l’estimation des coûts), possibilité d’être planifié, et apparition dans les besoins des événements.

Chaque employé est affecté à un bassin. L’ancienneté est suivie séparément dans chaque bassin.

Types d’événements

Définissez les types (ex. Service à l’assiette, Buffet, Conférence) et le ratio « 1 serveur pour ___ invités » pour chacun. Vous pouvez marquer un type actif ou inactif. Les types inactifs sont masqués à la création d’événements mais les événements existants s’affichent correctement.

Gestion des données

• Exporter les données — Télécharger toutes les données (employés, événements, plannings, paramètres) en JSON.
• Exporter (sans journal) — Idem sans le journal d’audit.
• Importer — Remplacer toutes les données par un fichier JSON exporté précédemment.
• Créer une sauvegarde — Créer une sauvegarde manuelle (stockée dans l’app).
• Restaurer — Restaurer à partir d’une sauvegarde automatique ou manuelle (liste des sauvegardes avec option d’export).

L’import remplace toutes les données actuelles. La restauration utilise les sauvegardes automatiques ou que vous avez créées.

Tout effacer

Remet l’application à zéro : tous les employés, événements, plannings (toutes les semaines), journal d’audit et explications d’affectation sont supprimés. Les paramètres repassent par défaut. Cette action est irréversible.

7. Support et contact

Utilisez l’onglet Support / Contact (sous « Plus ») pour envoyer un message : choisissez une catégorie (Signalement de bug, Suggestion, Question ou Autre), saisissez un objet et un message, puis cliquez sur Envoyer le message. Le message s’ouvre dans votre client e-mail ; seul le texte saisi est envoyé. Aucune donnée employé ou planning n’est incluse.

8. Général et en-tête

• Langue — Changer la langue de l’app : English, Français ou Español.
• Mode sombre — Basculer entre thème clair et sombre. La préférence est mémorisée (ou suivre le système via Paramètres → Thème).
• Imprimer / Enregistrer en PDF — Choisir « Tous les bassins » ou un bassin dans le menu Imprimer, puis cliquer sur Imprimer / Enregistrer en PDF. Les plannings sont regroupés par bassin dans le PDF.
• Aller au contenu principal — Lien d’accessibilité pour sauter aux onglets principaux.
• Guide utilisateur — Dans l’onglet Support, un lien ouvre ce guide dans un nouvel onglet. Utilisez Imprimer → Enregistrer en PDF pour le télécharger.

Guide utilisateur BanquetLogic. Les données sont stockées dans votre navigateur ; exportez ou sauvegardez régulièrement pour conserver une copie.